FP Administrativo

Aplicaciones informáticas en contabilidad: ventajas e inconvenientes

Rocío Jiménez Guerrero
personas mirando informes contables en móvil, papel y pc

Hoy en día la informática desarrolla un papel fundamental en todas las áreas profesionales. La gestión contable es una de ellas, ya que ha experimentado un considerable cambio gracias al uso de las tecnologías de la información, facilitando así el trabajo del Técnico Superior en Administración y Finanzas.

Tradicionalmente, la contabilidad en las empresas se ha realizado de manera manual, suponiendo un proceso más lento y con necesidades de almacenaje de documentos mayores. Sin embargo, actualmente hay una gran variedad de programas de contabilidad para trabajar en esta área, permitiendo así automatizar operaciones, reducir errores y optimizar el proceso.

¿Qué es la contabilidad?

La gestión contable se conoce como la técnica que se encarga de registrar, cuantificar y definir las diferentes operaciones mercantiles que se llevan a cabo en un negocio, siendo el objetivo principal interpretar los resultados de una empresa.

Emplear un buen sistema de información contable en una empresa es esencial para propiciar un registro contable de todas las operaciones que se realizan en la organización de forma rápida, fácil y cómoda.

Con el paso de los años se han desarrollado diferentes software de contabilidad,  reduciendo los procesos de registro y control de facturas, gestión de nóminas o control de pagos, entre otros. Todos estos programas han permitido optimizar el proceso, reduciendo errores y simplificando el trabajo.

Ventajas de los programas informáticos contabilidad

  • Dar información con mayor rapidez. La contabilidad informatizada permite automatizar las tareas y así reducir el tiempo.
  • Rapidez para procesar los datos. Los software de contabilidad dan la posibilidad de manejar un volumen mayor de operaciones.
  • Realizar informes de contabilidad, como son el libro mayor, diario, balances de situación, de sumas y saldos. Estas aplicaciones de contabilidad permiten a la empresa llevar los datos actualizados para tener una toma de decisiones rápida.
  • Reducir el proceso contable
  • Obtener balances de forma rápida. El uso de estos programas informáticos de contabilidad da la posibilidad de depositar las cuentas anuales en los registros mercantiles además de generar y liquidar los diferentes impuestos contables.
  • Reducir costes. A pesar de la necesidad de realizar una inversión para adquirir algún sistema de gestión contable se reducen otros gastos como son los de personal o de almacenaje.
  • Copias de seguridad. Los software de contabilidad dan la facilidad de almacenar datos de forma segura.

Inconvenientes de los programas informáticos contabilidad

Aunque son muchas las ventajas, el uso de aplicaciones informáticas de contabilidad también presentan algunos inconvenientes. Estos aspectos no afectan solo a los usuarios que los utilizan sino a toda la organización empresarial.

  • Coste elevado de programas informáticos. El coste de los programas informáticos de contabilidad puede ser elevado para algunas empresas, teniendo en cuenta la obligación de pago  de una cuota inicial para la descarga e instalación del programa y en algunos casos un pago recurrente de mantenimiento. Esto ocasiona que muchas empresas no cuenten con aplicaciones informáticas actualizadas, por lo que se recomienda realizar un estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad que tendrá el software de contabilidad.
  • Pérdida de datos. El uso de una contabilidad informatizada, puede ocasionar serios problemas a la empresa. Un ejemplo de ello sería la pérdida de datos debido a apagones, virus, etc. Por lo que las empresas tienen la  necesidad de protegerse ante este tipo de situaciones.

Programas informáticos de contabilidad

Cada día las empresas dependen más de soluciones tecnológicas para el desarrollo de su actividad profesional. Es por ello, que hoy en día, en el mercado existen una gran variedad de paquetes informáticos orientados a realizar la gestión contable de una empresa.

Los programas de contabilidad han ido perfeccionando las funciones, ofreciendo así a los empresarios múltiples beneficios de su uso. A la hora de decantarnos por un tipo de software de contabilidad, la principal característica diferenciadora en dicha elección, es el precio, aunque también se tiene en cuenta otros factores, como el volumen de datos procesados por la empresa.

Con el paso del tiempo  se han perfeccionado los programas y algunos trabajan desde la nube, facilitando así el uso de los software de contabilidad y la capacidad de acceder a la aplicación desde la web de las empresas sin tener la necesidad de descargarlo. Esto puede aportarnos una gran ventaja, permaneciendo la información registrada en el servidor.

Estos son algunos de los software de contabilidad más utilizados:

  • Contasol. Programa gratuito diseñado para el control de la contabilidad. Se puede realizar la liquidación del IVA, presentar IRPF, cuentas anuales… Se ajusta a las diferentes necesidades de las PYMES y asesorías fiscales. 
  • Sage 50cloud. Software de administración comercial y contabilidad. Entre sus funciones está la integración de contabilidad, facturación, gestión de compras y ventas y comunicación bancaria. Además dispone de un panel principal intuitivo y sencillo de utilizar.   
  • Anfix. Programa de facturación online. Gracias a sus precios reducidos y planes variados es idóneo para autónomos y pequeñas empresas. Dispone de una app que permite gestionar y mantenerte informado de lo que ocurre en el negocio en todo momento.

En definitiva el uso de programas contables en la nube permite a la empresa agilizar tareas y reducir costes, facilitando el trabajo del Técnico Superior en Administración y Financias a distancia. La utilización de aplicaciones informáticas dentro del área de contabilidad ha evolucionado con el paso del tiempo, ofreciendo nuevas herramientas gracias a las cuales se obtienen un gran número de ventajas a nivel contable dentro de una empresa.

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