FP Deporte

Cómo organizar un evento deportivo

Darío Domínguez
Corredores llegando a la meta

Para diseñar u organizar eventos deportivos el Técnico Superior en Enseñanza y Animación Sociodeportiva debe partir de una idea previa que de forma al evento que quiere realizar. En este sentido, no es imprescindible realizar un evento innovador, sino que se pueden coger ejemplos de otros y adaptarlos al entorno o al público al que se dirige.

El primer paso en la organización de eventos deportivos es saber a qué tipo de entidad se va a presentar, es decir, es para una organización pública, como el Ayuntamiento o el Instituto Municipal de Deportes de una localidad o si por el contrario el encargado del evento será una empresa privada. Este factor será clave para tener una idea inicial de las instalaciones de las que se dispondrán a la hora de realizar la actividad.

Una vez establecidas estas premisas, el siguiente paso será definir un documento de planificación del evento deportivo donde quedarán recogidos todos los aspectos importantes de esta actividad: definición, análisis del contexto, objetivos, temporalización de las pruebas y desarrollo de las mismas.

Definición del evento deportivo

En este punto se realiza un resumen explicativo sobre el evento deportivo. Debe ser muy breve, entre 5 y 10 líneas, recogiendo todo lo que se explicará más adelante en el dossier o proyecto del evento deportivo.

Análisis de contexto

Este es el apartado más importante, ya que en él se detallan todos los factores que intervendrán en el desarrollo del evento deportivo. Debe ser muy claro, dado que de la definición de estos aspectos dependerá el éxito del proyecto.

  • Organizadores. Conocer si se trata de una empresa pública o privada y si disponen de capital humano que se encargue del desarrollo de la actividad. El organizador puede ser el propio Técnico de TSEAS a distancia.
  • Colaboradores. Son las empresas que aportan recursos materiales, humanos o económicos para el desarrollo del evento a cambio de publicidad. 
  • Participantes. En este punto habrá que ser muy concretos, definiendo la edad, sexo y actividad que se van a desarrollar en el evento. Aunque este esté dirigido a todos los públicos, cuantos más aspectos se especifiquen sobre estos actores mejor, especialmente a la hora de presentar el proyecto a posibles organizadores o colaboradores.
  • Materiales. Es preciso saber qué materiales concretos se van a emplear, la cantidad, el precio y el proveedor de los mismos.
  • Entorno. Este factor hace referencia al lugar en el que se desarrollará el evento deportivo, si se necesitarán unas instalaciones concretas y cuáles pueden ser.
  • Tiempo de desarrollo. En este punto habrá que definir tanto la duración real de las pruebas como el tiempo total en el que transcurrirá el evento. Si se desarrollará en diferentes jornadas será necesario establecer una planificación calendarizada de todas las actividades. Este punto se llevará a cabo posteriormente de manera individualizada.

Objetivos del evento deportivo

Los objetivos deben servir como guías para la organización del evento deportivo. Tendrán que ser reales, medibles, específicos y alcanzables. Dentro de los mismos habrá que diferenciar entre generales y específicos. Los generales definen la finalidad global del evento, mientras que los específicos detallan los resultados que se quieren obtener con cada una de las actividades que tendrán lugar.

Temporalización del evento deportivo

En este punto será necesario detallar la calendarización y duración del evento deportivo. Para ello, habrá que atribuir a los juegos o actividades un tiempo determinado  secuenciando cada una de las partes del evento, estén o no dentro del tiempo real. Por ejemplo:

  • Recibimiento (15 minutos). El recibimiento no estaría en el tiempo real del evento.
  • Primer juego (15 minutos). El ‘primer juego’ sí estaría en el tiempo real del evento.

En esta planificación será preciso tener en cuenta la flexibilidad de la temporalización. Habrá momentos durante el evento deportivo que permitan mayor variación y otros que deberán ajustarse estrictamente al tiempo establecido.

Descripción de las actividades deportivas

Dentro de este apartado se detallarán cada una de las actividades que componen el evento deportivo, creando fichas en las que se contemple la descripción de la actividad, número de participantes, materiales necesarios y duración de la prueba.

Una vez completados todos estos aspectos que componen el dossier del evento deportivo, también existe la posibilidad de añadir anexos donde se adjunten las hojas de puntuación y todo el material documental que pueda hacer falta en el desarrollo del evento. Cuanta más información se proporcione, más fácil será convencer a una entidad para que ponga en marcha el proyecto.

Todos los detalles que giran entorno a un evento deportivo, desde la planificación del mismo hasta las estrategias de difusión que se llevarán a cabo, se estudian en el Máster en Gestión de Entidades Deportivas, donde los alumnos aprenderán las claves para dirigir y gestionar una empresa de eventos deportivos.

¿Quieres más información? ¡Pregúntanos!