FP Administrativo

Secretariado: qué es y cuáles son sus funciones

Victoria Pérez
Una secretaria en su mesa hablando por teléfono en la oficina

La mayoría de las personas atribuyen el concepto de una secretaria según lo que ven en las películas y series de televisión, pero esta percepción del secretariado no es la más acertada, ya que, actualmente, el Técnico Superior en Asistencia a la Dirección es un perfil profesional que tiene las capacidades necesarias para desarrollar una serie de funciones y competencias fundamentales dentro de su puesto de trabajo.

Hoy en día, muchas personas optan por estudiar secretariado con el objetivo de dedicarse a ello en un futuro. De hecho, esta profesión es una gran opción para aquellos que desean estar en contacto con las labores de gestión más importantes dentro de una empresa, además de mantener relación con el público y con la parte interna de una organización o Recursos Humanos.

En relación a esto, la demanda de este perfil profesional se ha mantenido estable a lo largo de los años, debido en gran parte a la constante necesidad de profesionales que puedan responsabilizarse de todas las funciones de una secretaría, entre las que se encuentran las administrativas, las de atención al cliente o la gestión de la agenda de los directivos.

Las principales funciones de una secretaría

Es importante destacar que trabajar en una secretaría conlleva una gran responsabilidad y confianza por parte de los directivos de la empresa, ya que la persona que se encargue de las labores de secretariado va a ser de la que dependa la mayor parte de la distribución y organización de una entidad. Es por ello que entre las funciones de una secretaría se encuentran:

  • Gestión de documentos: consiste en la recepción, almacenamiento y trámite de los documentos, que pueden recibirse de manera física o digital, para los que se utilizan una serie de aplicaciones de software que permiten preparar y manejarlos con mayor rapidez.
  • Gestión de agenda: esta es una función esencial, ya que es la que permite gestionar el tiempo de cada tarea y priorizar las que sean más importantes. Además, esta agenda se puede organizar tanto en papel como de manera electrónica, quedando a elección del secretario o secretaria la forma en la que se rellenará.
  • Atención al cliente: mediante esta acción el secretariado establece una conexión con los clientes de la empresa, con el objetivo de mejorar la calidad de sus servicios o productos, así como atender las dudas, quejas o reclamaciones que el consumidor pueda tener.
  • Comunicación interna entre departamentos: la comunicación con el resto de departamentos es una de las funciones de la secretaría más relevantes, debido a la importancia de que exista una cultura comunicativa en la empresa, ya que esta ayudará a que todos las áreas trabajen conjuntamente para cumplir los objetivos.
  • Organización de viajes y desplazamientos: gestionar los viajes de la directiva siempre ha sido una tarea propia del secretariado. Una persona que quiera estudiar secretariado descubrirá que las variables como el presupuesto, quién viaja, el motivo y los objetivos son las que se tendrán en cuenta a la hora de organizar los desplazamientos de manera efectiva.

Los tipos de secretariado que existen

A pesar de que las funciones de una secretaría están ciertamente delimitadas, las tareas que se lleven a cabo van a depender del tipo de empresa y del tipo de secretariado al que pertenezca. Por ejemplo, la asistencia a la dirección de una empresa de alimentación no va a tener las mismas labores que la de un bufete de abogados. Es por esta razón por la que una persona interesada en estudiar secretariado descubrirá que dentro de la profesión existen varios tipos:

  • Secretaría administrativa. Este tipo de secretariado se encarga de implementar los sistemas, procedimientos y políticas que se van a seguir dentro de la empresa, con el objetivo de poder realizar su actividad de la manera más efectiva. También se encargan de administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la organización.
  • Secretaría ejecutiva. El ejecutivo de alto nivel depende de la asistencia de este grupo. Ocuparse de las peticiones de información, organizar reuniones y gestionar programas son algunas de las tareas esenciales que va a llevar a cabo un secretario o secretaria ejecutiva.
  • Secretaría científica. En una empresa de investigaciones científicas, este sector se encarga de controlar la calidad y conveniencia científica de todos los trabajos, así como de las actividades científicas que se desarrollan. Este profesional no solo se encarga de la revisión, ya que también puede proponer programas de actuación en las investigaciones.

En definitiva, estudiar secretariado es una oportunidad interesante para las personas que quieran formar parte de uno de los sectores más importantes dentro de una empresa. Cabe destacar que su importancia no solo reside en su relación directa con la directiva, sino también en la contribución con los buenos resultados del negocio y la participación directa en el desarrollo económico y cultural de la empresa.

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